Krijg inzicht in alle kosten die gemoeid zijn met zakenreizen. Hier gaat het niet alleen om de prijs van een vliegticket, maar ook overnachtingen, verzekeringen, transfers en ancillary services. Welke kosten worden er toegerekend aan reizen en welke zijn voor rekening van de reiziger zelf? Let hierbij zeker ook op het aandeel van de "verborgen kosten".
De wereld wordt steeds complexer en onvoorspelbaarder. Daarom is het van groot belang na te denken over mogelijke risico's tijdens een zakenreis. Zelfs de meest ervaren reiziger kan worden geconfronteerd met situaties die zich niet eerder openbaarden. Stel richtlijnen op ten behoeve van hun veiligheid en gezondheid en bepaal wie verantwoordelijk is voor het duty-of-care-programma.
Veel afdelingen zijn betrokken bij het organiseren en inkopen van zakenreizen. Niet alleen Inkoop en Finance, maar ook HR en de reizende medewerker zelf dienen een rol te krijgen. Dit start met het actief en voortdurend informeren van reizigers over het beleid en hen te betrekken in het opstellen ervan. Als een beleid is opgesteld, laat dit dan door de hoogste directie accorderen en uitdragen. Zo 'leeft' het reisbeleid binnen de organisatie en worden de regels sneller nageleefd.
Omdat er steeds vaker via meerdere kanalen reserveringen worden gemaakt, verliest men inzicht in reserveringsdata. Om dit te voorkomen kan data uit verschillende bronnen worden samengevoegd op één centrale plaats. Nieuwe technische hulpmiddelen bieden hierbij uitkomst, zoals bijvoorbeeld de online booking tool van Uniglobe.
Het naleven van je interne reisbeleid (Travel Policy) kan volledig geautomatiseerd worden en uitzonderingen kunnen flexibel opgevangen worden via duidelijke acceptatieregels. Dit kan eenvoudig door gebruik te maken van onze online booking tool Ubi (Uniglobe Booking Intelligence).
